Virtual Teams: Human Resources’ technology preferences for better communication, increased trust and performance.

Abstract

Abstract
Virtual Teams (VTs) are increasingly being adopted by companies. Being geographically
and time dispersed, human resources of VTs are totally dependent upon the use of
information and communication technologies (ICT) to support their communicational
success. Although much research has already been done on several aspects of Virtual
Teams, very little has focused on the relation between the virtual team communication
performance and the selection of tools available to the team members. Additionally,
most of the theories related to tool selection concentrate in the combined characteristics
of task and technology, disregarding human factors based in personal characteristics,
comfort and preferences.
To detect which technology workers of Virtual Teams prefer for accomplishing each
one of their communicational needs and to analyze the impact of personal characteristics
based technology choice, on cohesion, leadership, knowledge share and trust,
leading to virtual team performance, an electronic questionnaire has been sent to
members of virtual teams in several companies from different sectors of activity, and
79 valid answers were received.
The analysis looked at the data from different perspectives: Is there, globally, a preferred
technology? Do personal characteristics of workers - Gender, Age Group, Education
Level and IT use Proficiency – influence the choice? And, does the choice of
the preferred technological tool that best suits each of the four HRM themes – Trust
buildup, Management, Knowledge Share and Cohesion – follow the global preference?
The results have shown that e-Mail is the preferred technology choice and that this
choice is not influenced by gender. The other three sets of personal characteristics
influence the choice. For building Trust and Cohesion, the preferred technology is videoconference,
contradicting the global tendency whereas for Knowledge Share and
for Management activities e-Mail is again the preferred technology, in line with the
main choice.

Keywords: virtual teams, communication technology, channel selection, human resources,
cohesion, trust, performance
Resumo
A adoção de Equipas Virtuais pelas empresas tem vindo a aumentar. Encontrandose
dispersos, geograficamente e no tempo, os recursos humanos das equipas virtuais
dependem totalmente da utilização de tecnologias de informação e comunicação (TIC)
para suportar as suas necessidades comunicacionais. Embora exista muita investigação
efetuada sobre inúmeros aspetos das equipas virtuais, muito pouca se focou na
relação entre o desempenho comunicacional destas e a seleção das ferramentas disponíveis
para os membros. Além disso, a maior parte das teorias relacionadas com a
selecção de ferramentas concentra-se na combinação de características tarefa/tecnologia,
descurando factores humanos baseados nas características pessoais, no conforto
e nas preferências.
Com o fim de detetar qual a tecnologia preferida pelos trabalhadores das equipas virtuais
para a satisfação das suas necessidades comunicacionais e ainda para analisar
o impacto da escolha tecnológica - baseada em características pessoais - na confiança,
coesão, liderança e partilha de conhecimento foi enviado um questionário eletrónico
a membros de equipas virtuais de empresas operando em diferentes sectores, tendo
sido recebidas 79 respostas válidas.
A análise dos dados centrou-se em diferentes perspetivas: Existe uma tecnologia preferida?
As caraterísticas pessoais dos trabalhadores – género, faixa etária, escolaridade e
capacidade de utilização de tecnologia – influenciam a escolha? A escolha da tecnologia
que melhor se adapta a cada um dos 4 temas de GRH - confiança, coesão, liderança
e partilha de conhecimento – segue a preferência global?
Os resultados mostraram ser o e-Mail a tecnologia preferida e que esta escolha não
é afetada pelo género. Os outros três tipos de caraterísticas pessoais mostraram ter
influência na seleção da tecnologia. Para o estabelecimento de confiança e coesão, a
tecnologia preferida foi a vídeo-conferência enquanto para a partilha de conhecimento
o e-Mail voltou a ser a escolha principal.
Palavras chave: equipas virtuais, tecnologia de comunicação, seleção de canais, recursos
humanos, coesão, confiança, performance